FAQ о внедрении проектов по улучшениям

Question 1

Что такое проект по улучшениям?

Answer

Проект по улучшениям - командная, целенаправленная работа по решению бизнес-задачи.
Есть 5 признаков проекта улучшений:
1) вы улучшаете процесс;
2) процесс повторяющийся;
3) процесс кроссфункциональный, т.е. протекает через несколько подразделений;
4) у вас нет готового решения;
5) в идеале не требует значительных финансовых вложений.

Question 2

Как понять, что компании нужен проект по улучшению?

Answer

Обратите внимание на ваши итоговые показатели в компании за год:

по объёмам выпуска продукции,
по качеству,
по срокам изготовления,
по себестоимости продукции и трудозатратам, также оценить коэффициент использования оборудования, количество внеплановых простоев.

Сравните, что вы планировали с тем, что получили в итоге. Если есть отклонение, то это уже повод для рассмотрения возможности запуска проекта. Оцените целевые показатели компании на этот год и имеющиеся ресурсы.
Например в одной металлургической компании идея запуска проекта улучшения возникла как раз из-за противоречия: целевой показатель на предстоящий год по объему выпуска продукции увеличился на 17%, а имеющиеся мощности, как коллеги считали, уже были загружены на 100%. Соответственно была поставлена задача повысить производительность имеющимися ресурсами. Вот, пожалуйста, это тоже одно из направлений для запуска проекта улучшений.

Question 3

Как обосновать руководству необходимость проекта улучшений?

Answer

Как правило руководители, топ-менеджеры, собственники компании разговаривают на языке цифр. Для того чтобы убедить ваше руководство в необходимости запуска проекта улучшений нужно проанализировать существующие показатели по тому направлению, которые вы считаете необходимо улучшать, а также описать проблемы, с которыми вы сталкиваетесь в этом направлении и оцифровать их.
Например, перед вами стоит остро вопрос по качеству вашей продукции. Если у вас есть статистика по видам продукции за прошедший год, сравните данные с целевыми показателями по качеству за этот период и посмотрите насколько составляет отклонение от плановой цифры от факта, просчитайте затраты, которые вы несете при доработке дефектов.

Question 4

С чего начать проект?

Answer

Проведите предпроектный анализ по направлению для улучшения, определите тему проекта. Согласуйте тему проекта с руководителем, который отвечает за достижение целевого показателя по этому направлению, заручитесь его поддержкой.
Разработайте паспорт вашего проекта. В нем вы обозначите тему проекта, обоснование для запуска проекта (какие проблемы в проекте вы решите).
Зафиксируйте команду проекта, сроки реализации и какие риски могут возникнуть. Если получится рассчитать предполагаемый эффект от реализации проекта - сделайте это, либо опишите словами.
Представьте целевые показатели: текущее значение и целевое, к которым вы придете, когда реализуете проект.

Карточка проекта утверждается руководителем направления, который отвечает за выполнение целевого показателя. Как правило, это директор по производству, коммерческий директор, а может быть вообще директор компании.

Question 5

Какие ресурсы нужны для успешного запуска проекта?

Answer

В первую очередь для успешного запуска проекта нужны люди и время.

Question 6

Кто будет реализовывать проект?

Answer

Всё зависит от тех задач которые стоят перед вами.
Например, если в стратегию вашей компании входят развитие бережливых технологий, обучение сотрудников и достижения устойчивого навыка применения бережливых технологий в своей ежедневной деятельности, тогда формируются команда внутри предприятия и в эту команду обязательно включается эксперт по бережливым технологиям. Оптимальное количество участников проектной команды проекта улучшений - 7 человек. Важно определить сразу кто из специалистов нужен для реализации проекта. Рекомендую подключать к проекту экономиста, который поможет рассчитать экономический эффект. При необходимости автоматизации работ, сокращении рутинной работы у офисных сотрудников, возможно потребуется помощь ИТ-специалиста или инженера по автоматизации. Главное, чтобы в команду вошли компетентные специалисты из всех подразделений, через которые протекает улучшаемый процесс. Попробуйте включить в состав участников молодого специалиста, недавно принятого в коллектив, инициативного и активно задающего вопросы “Почему”, “А зачем?”. Такой подход позволит выйти из коридора стереотипного мышления, посмотреть на процесс другими глазами, найти свежие решения.

Question 7

Какие ключевые точки проекта или как не наступить на грабли?

Answer

К ключевым точкам успешного проекта я отношу грамотно подобранную команду, возможность выделить время участников на проектную деятельность и вовлеченность высшего руководства.

А про ТОП-ошибок у нас вышел пост в Телеграм-канале, перечислю с чем мне приходилось сталкиваться:

Отсутствие единой методики по внедрению бережливых технологий (компания начинает внедрять инструменты, методологии, но они не интегрированы) и не учитывается загрузка сотрудников в разных проектах в совокупности. В итоге компания получает формальное внедрение.
Замена в процессе реализации проекта по улучшению участников команды, без обучения бережливым технологиям или "мёртвые души" в команде: в составе участники числятся, но загружены в основном процессе, в работе команды принимают эпизодическое участие. В результате оттягивают внимание и время на выяснение деталей и динамики по проекту, у активных участников команды складывается ощущение неэффективной траты времени, теряется мотивация и в целом по проекту замедляется реализация.
Руководитель занимает одну из двух крайних позиций. Первая - руководитель не вовлечен в процесс улучшений и делегирует эту задачу другим. Вторая - руководитель тотально контролирует команду и не дает проявлять инициативу. Выбирайте золотую середину: даём команде свободу действий в рамках сбора данных, анализа и поиска решений в границах проекта и контролируем реализацию задач.
Неправильное использование данных. Обычно такая ситуация происходит в крупных компаниях, у которых много филиалов, поэтому в них используется не фактические данные, а данные для отчетов "как надо", которые отправляются в центр. Верные решения принимаются на основании фактических данных. Убедитесь в корректности данных, соберите их в гемба.
Команда проекта улучшений находится в отдельном информационном поле. А сотрудники, которых коснуться изменения не в курсе происходящего, не вовлечены в процесс. Держите в курсе динамики и результатов проекта всех заинтересованных лиц. Определите для этго каналы, формат и периодичность коммуникаций. Этим вы снизите волну сопротивления и обретете поддержку при реализации изменений.

Question 8

Какие существуют этапы и какая очередность реализации проекта?

Answer

Всего существует пять этапов проекта.
1 этап “Определение”, выбираем тему проекта, формализуем старт проекта, и оформляем паспорт.
На 2 этапе, он называется “Сбор данных”, собираем данные по процессу, выполняем картирование потока создания ценности, находим узкие места в потоке, проблемные операции. Далее прицельно изучаем эти операции, выполняем хронометраж (как правило, видеохронометраж), составляем диаграмму спагетти, диаграмму операции и так далее. То есть уже применяем точные инструменты для исследования, как раз узких мест, изучаем внутренние нормативные документы, которые распространяются на данный процесс, собираем статистику.
На 3 этапе (“Анализ”) проводим анализ собранных данных, выявляем операции, которые необходимо улучшить в первую очередь, определяем ключевые проблемы и их причины, разрабатываем мероприятия по устранению причин/проблем и расшивки узких мест. В процессе этой работы формируем план-график реализации мероприятий.
После защиты плана-графика мероприятий переходим на 4 этап “Совершенствование”: строим карту потока создания ценности будущего состояния, то есть как будет выглядеть наш процесс после реализации мероприятий план-графика. Затем проводим защиту проекта перед внутренним заказчиком и стейкхолдерами проекта. К этому моменту в паспорт проекта мы уже включили расчёт экономического эффекта, потому что понимаем, какие мероприятия и ресурсы нужны для их реализации, соответственно, что мы получим на выходе. Дальше мы выполняем мероприятия и мониторим их результаты и эффективность.
На 5 этапе (“Контроль”) мы подводим итоги проекта и разрабатываем систему мониторинга улучшенного процесса. УлучшенныЙ процесс мы не бросаем, а предлагаем систему сбора и оценки данных - ключевых метрик по процессу. Определяем какие метрики, как, с какой периодичностью, кто и когда собирает и анализирует и, что делаем, если если выявляются отклонения.

Question 9

Где найти время на реализацию проекта?

Answer

По статистике на реализацию проекта у сотрудников участников проектной команды уходит порядка 20% рабочего времени. Поэтому прежде чем стартовать, необходимо проанализировать загрузку участников проектной команды в других проектах. Это могут быть проекты по улучшению, ПРОЕКТЫ по внедрению новых технологий, автоматизации и тому подобное. То есть обязательно нужно иметь перед собой чёткую картину загрузки сотрудников по другим проектам от старта до финиша и понимание активных фаз проекта.

Это как правило, ключевой момент, на который необходимо обратить внимание, если грамотно спланировать время УЧАСТИЯ сотрудников в других проектах, то время на реализацию проекта улучшения можно найти или как альтернатива - рассмотреть другие варианты реализации проекта - аренду навыка эксперта, например.

Question 10

Что предпринять для закрепления результата проекта, чтобы улучшенный процесс не откатился назад, когда участники проекта переключатся на другой проект или вернуться в операционную деятельность?

Answer

Разрабатывать систему мониторинга показателей по улучшенному процессу, а также разработать действия по реагированию на отклонение показателя. Ну и сделать процесс прозрачным. Соответственно целевые показатели и метрики по процессу должны управляться, то есть они должны собираться, визуализироваться, анализироваться и приниматься действия для выстраивания прозрачных процессов. Мы рекомендуем в компании организовывать систему информационных центров, а также чётко закреплять ответственность за сбор и анализ метрик по процессу.

Question 11

Если бы вас попросили дали совет руководителю проекта одной фразой, чтобы вы посоветовали?

Answer

Держите руку на пульсе, управляйте данными, командой, изменениями и результатами по проекту.

FAQ о внедрении проектов по улучшениям

Остались вопросы?