1.
Попросите линейных руководителей и работников рассказать о своих текущих проблемахЭто самый простой способ: спросить людей напрямую о том, что их беспокоит и собрать информацию о ситуации. С этой же целью в бережливых технологиях применяется такой инструмент как
доска визуализации проблем.
ПРИМЕР: На совещании решили, что руководители подразделений соберут своих бригадиров вместе, чтобы главный бухгалтер мог обсудить с ними проблему, связанную с расчетно-платежными ведомостями. TD-менеджер также присутствовал на этой встрече. В результате общения с бригадирами выяснились интересные подробности.
У бригадиров есть сметная стоимость работ. Если бригаде требуется переработка более чем на 5%, то необходимо получить согласование. Это нетрудно, но утомительно: требуется много бумажной работы. Если бригадир экономит время на выполнении одного вида работ, он может использовать эти часы для другой работы. Таким образом, он может избежать запроса об изменении сметы расходов. Главный бухгалтер был в ужасе от того, что расходами жонглировали таким образом.
Что еще выяснилось. У бригадира может быть от 20 до 50 рабочих. У каждого работника есть табель учета рабочего времени, но даже главный бухгалтер согласился с тем, что это очень подробная и сложная ведомость. Никто не утруждает себя заполнением номеров операций в табеле. Бригадир вносит в него отметки уже после того, как увидит, какие у него затраты на оплату труда в соответствии с расходной сметой. Кроме того, сотрудники пожаловались на терминалы учета рабочего времени. Большая их часть находится вне рабочей зоны, и в среднем один терминал приходится на 200 человек.
У бригадиров определенно были проблемы - ежедневные отчеты о производственной деятельности были их головной болью.
Рабочие также считали, что у них есть проблемы. Им не нравился табель учета рабочего времени, и им не нравилось расположение терминалов.
До сих пор TD-менеджер не разговаривал с рабочими, но на этой встрече он услышал много полезной информации.
2.
Выявите проблемы, просмотрев отчеты: производительность, затраты, текучесть, несчастные случаи и пр.Несоответствие план/факта, отклонение показателей являются маркерами существования проблемы. Визуализация информации и использование инфо центров, широко применяемых в бережливых технологиях, значительно упрощает и ускоряет процесс выявления проблем.
3.
Спрогнозируйте проблемы, которые могут возникнуть в результате измененийЛучший способ устранить проблему – это предотвратить ее.
Нужно как можно раньше ознакомиться с потребностями в обучении, которые возникают в результате организационных, производственных или других изменений и заранее отреагировать на них.
4.
Проанализируйте эти фактические данныеТолько собрав вместе всю информацию по ситуации, вы действительно сможете увидеть какие действия необходимо предпринять. Это удобно сделать с помощью таблицы.